Workflow y Provisión de Aplicaciones de gestión documental a medida

¿Qué es un work flow o flujo de trabajo?

Un Workflow o flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.

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Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Dicho seguimiento puede hacerse de manera visual gracias a la integración del software de gestión documental con Herramientas de BPM.

En el caso de los gestores documentales, los flujos de trabajo permiten revisar, aprobar o firmar (mediante la firma digital) documentos de forma colaborativa, en grandes organizaciones con distintas sedes, sin tener que realizar todos estos procesos sobre documentos y expedientes físicos (en papel) sino que se realizan y monitorizan, de forma mucho más eficiente, dentro del software colaborativo o intranet.


¿Qué ventajas aporta un Workflow?

Entre las distintas ventajas que aportan los motores de flujos de trabajo (Workflow Engine) está el aumento de la eficiencia: cada usuario del gestor documental es capaz de conocer las tareas pendientes, o sea los documentos en los que otros usuarios han requerido que realice tareas de revisión, opinión, aprobación, firma digital etc. De esta forma, los usuarios del sistema no abusan de herramientas como el correo electrónico para enviar y revisar cientos de adjuntos, que acaban teniendo diferentes versiones en los distintos ordenadores locales de cada usuario.

De igual forma, con respecto a documentos físicos en papel, las ventajas serán mucho mayores ya que los documentos no viajan físicamente de mesa en mesa o de sede en sede para ser revisados, modificados o firmados por diversas personas, lo que puede suponer días de trabajo para la gestión de un expediente.

Cada cliente es diferente. Por eso en Lakaut trabajamos con cada uno de ellos para brindarle soluciones de gestión documental que se adapten a la medida de sus necesidades y de los volúmenes de información que cada compañía genera. Trabajamos analizando cada proceso de negocio y flujo de trabajo dentro de la organización para construir luego la solución de gestión de información documental que mejor se adecué a sus necesidades.